Rechtssicherheit durch ordnungsmäßige Buchführung
Die Verfahrensdokumentation dient dem Nachweis, dass die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) eingehalten werden und den gesetzlichen Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) entsprechen.
Hierzu zählt insbesondere die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen. Eine diesbezügliche Verfahrensdokumentation zählt zu den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung.
Für die gesamte Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und damit auch für die technischen Abläufe und die entsprechende Verfahrensdokumentation ist der Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Dies gilt auch bei einer Auslagerung von Aufzeichnungs- und Buchführungsaufgaben.
Aktuelle Betriebsprüfungen zeigen, dass das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation zum neuen Prüfungsschwerpunkt durch die Finanzbehörden aufgewertet wurde. Dabei liegt seit 2018 ein besonderes Augenmerk auf einer möglichen Kassen-Prüfung. Fehlt im Unternehmen eine Verfahrungsdokumentation oder ist sie fehlerhaft, drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Hinzuschätzungen von bis zu 10% auf die erklärten Umsätze.
Eine schriftliche Verfahrensdokumentation ist daher schon jetzt eine unabdingbare Voraussetzung für eine vollständige Erfüllung der GoBD. Verfügt ein Unternehmen bisher über keine Verfahrensdokumentation, berät SHWP zu allen damit verbundenen Fragestellungen und unterstützt bei der Erstellung einer ordnungsgemäßen und rechtssicheren Verfahrensdokumentation.